文档管理小组负责整个项目周期内文档的管理与维护，确保项目文档的有序、规范和安全存储。作为项目文档的统一管理出口，文档管理小组具体职责包括：

1. 制定并下发文档规范标准

  • 规范化管理：制定项目文档管理规范，明确文档的格式、命名规则、提交要求及审批流程，确保所有文档的一致性和可追溯性。
  • 标准化操作：定期更新文档管理标准，根据项目需求和实际情况调整规范，确保文档管理的有效性。

2. 督促各部门按时提交文档

  • 任务分配与跟进：按照项目进度，分配文档提交任务，并督促各部门按时提交所需文档。
  • 进度控制：定期检查各部门的文档提交情况，确保文档按时、完整地提交，避免项目因文档滞后而影响进度。

3. 负责项目文档的保管与归档

  • 文档存储：对所有项目文档进行系统化存储，保证文档的完整性和易于查找。
  • 归档管理：根据项目的不同阶段，将文档按规定分类存档，确保项目文档能够长期保存并可随时调取。

4. 确保文档的保密性

  • 信息安全：对敏感文档采取保密措施，确保项目资料的机密性不被泄露。
  • 权限管理：为文档设置合理的访问权限，确保只有授权人员才能访问相关文档。

5. 进行项目文档的版本控制

  • 版本管理：对项目文档进行版本控制，确保每次修改和更新都有记录，并能够追溯至最新版本。
  • 记录变更：在文档更新时，清晰标明变更内容和修改原因，确保项目团队能够理解和掌握每个版本的变化。